只要5W1H、開會15分鐘說停就停 雲品總座創營收新高秘密

文●楊倩蓉

新年開始，為了回顧去年成績，展望新年目標，許多經理人都陷入大小會議而苦不堪言。

怎樣聰明開會？去年營收創歷史新高，年增 39％的雲品國際酒店，總經理丁原偉打開隨身筆記本說：「這是我的行程表，每畫一個圈就代表一個會議。」他的一場會議是 15 分鐘，一天可開 14 個會，一週可以開 30 個會議。

他旗下有近百位主管，管理雲品國際所經營的觀光旅館及餐館；他的工作包括：視察酒店營運狀況、開發新事業、與外部廠商協商合約、負責新事業的工地規畫與業績，每場會議短短 15 分鐘，溝通得完嗎？

日理萬機的經理人，通常週間會議滿滿；如果，碰上懸而未決的會議，將拖延其他工作時間。「15 分鐘的會議，我一定給答案，會議開完，所有的問題都解決了。」15 分鐘就能高效開完會議，他如何做到？

不談業績、沒有大概
只聽問題及明確解決方案

他是這樣開會的：首先，與會者不必準備文件，也不必報告數字，只要帶著問題與解決問題的幾個方案，以及自己屬意哪個方案？提出來的方案必須包含 5W1H，明確講出原因（why）、地點（where）、何事（what）、執行時間（when）、誰來執行（who）與怎麼執行（how）。

「我們的報告裡沒有『月中』這件事，要嘛就告訴我 15 號，或 16 號；若是上午，幾點？給我明確時間，我就能排入行程，避免浪費時間再確認。」

為什麼不必準備數字？他說：「談業績數字，我比他們更了解，我要聽的是你帶來的問題，你想怎麼解決。」

報告的內容也不能用模糊字眼：「好像可以」、「大概」、「可能」；「假如我們把會議的決定，用這些模稜兩可字眼講出去，再往下層層傳達，最後就是實踐不了。」丁原偉說。

其次，他會詢問各事業部門的營運狀況，如果某部門業績好，他會問：「你做對了哪些事？賣對了哪些東西？」如果業績不好，他會問：「你改善的行動方案是什麼？只要你決定好，我就全力支持。」

即使他覺得對方提出的解決方案不夠好，他也會在不傷害到公司品牌的情況下，讓他去嘗試，「我可以接受失敗，失敗的結果我一定一肩扛起。」這樣才能激勵團隊勇於創新。

但他從來不在會議上聽失敗的理由，「很多主管都喜歡在會議上聽理由，但我不喜歡聽一堆冠冕堂皇的理由卻做不出來，只有幾分鐘的會議，我聽你的失敗過程幹嘛？你講的理由越多，就浪費我的時間越多，我該做的時間就變少，大家的時間管理就大亂。」

就連跟外部廠商溝通，他也拒絕聽理由，「我會直接請對方講明天的事情，告訴我這個東西壞掉了要怎麼解決？如果對方說要重新換掉，我會說沒問題，只問兩件事，一，多少錢？二，要幾個工作天？會議就結束了。」大家先講明今天要談什麼事，然後帶著解決方案來。

但與廠商頭一次見面時，花在彼此了解的時間通常都會比較長，怎麼辦？他立刻搖搖頭，他說他的會議 70％都是跟外部人開會，就算是初次合作，只要對方講兩句話，他就知道事情成或是不成，照樣 15 分鐘開完。

「我一定先確認對方的想法，是否跟我們公司的目標一致，如果想法不一樣，再多的錢我也不談了。」他舉例，前不久他跟一個文創公司開會，他開口就問對方如何改裝老房子？是保存歷史痕跡還是消除掉？結果對方交代不清楚，這個會議就結束了。「我們公司對古蹟的態度就是保存，如果大家一開始理念不合，就不必走下去了。」

每場必講「請大家撿紙屑」
觀念溝通好，就不需要開會

15 分鐘的會議，除了聆聽主管們的報告，他也會花幾分鐘扼要分享他對市場未來 3 個月、1 年、3 年的看法，讓大家對未來有心理準備。

最後，這些會議有一個重頭戲，他每場都講，那就是「請大家去做最困難的事。」

這個最困難的事，竟是叫大家主動彎腰撿拾地上的垃圾。

「撿地上一個小紙屑很難嗎？但是對旅館業而言，它就是最難的事，因為 10 個旅館的工作人員，只有 5 個會彎腰去撿。」這表示大家都看到了，卻認為事不關己，「如果這種事不關己的觀念不改正過來，後面做什麼事都不對。」

「我只溝通觀念，不溝通技術；當我們的觀念都一致了，你覺得還需要開會嗎？」不厭其煩溝通觀念的結果是，大家知道公司的方向，就能毫不猶疑帶領下屬去衝刺。

不過，15 分鐘會議要順暢開完的前提，就是報告者的表達要明確、簡短、流暢，他說：「團隊合作早有默契，知道我要聽什麼，不要聽什麼，表達不成問題，如果是新加入者，會請他找同事做訓練。」

這就是 15 分鐘開會的秘訣，他笑說：「其實不是我有效率，是我要求他們要有效率。」

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來源：《商業周刊》 1682 期

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