用故事說「數據」

EMBA 雜誌編輯部 / 文

上台做簡報時，不要在一張投影片上塞滿所有的資料，而是要像「講故事」一樣，一點一點地說出數據，否則聽眾會消化不良。

這是矽谷知名溝通專家杜爾特（Nancy Duarte）的建議。她於史隆管理評論（Sloan Management Review）指出：「所有的故事都有情緒起伏的弧線，數據也一樣，沒有什麼不同。」

多年來，杜爾特都在幫助企業主管，如何有效呈現與溝通資料。她發現，運用說故事的技巧，可以讓人用全新的方法注意，並且理解看似冰冷的數字。

她建議主管，透過以下三個說故事的經典步驟，激起聽眾對於數據資料的興趣：

1. 找出資料的高低起伏弧線，也就是故事的架構。故事從開頭到結束，中間經歷了高峰低谷，帶著聽眾一起展開一趟旅程。數據資料同樣可以做這樣的視覺呈現。

舉例來說，最後是以正面結果（喜劇）收場的圖表，數字到最右邊會走高；至於旅程的中途，數字可能是一直線，或者是不只一次的上上下下。

2. 在視覺呈現上，創造一個逐漸堆疊出的結果。以柱狀圖為例，一次只出現一至兩個柱形，解釋完了再往下面一至兩個柱形走。如此一來，簡報者掌控了聽眾接收訊息的節奏，可以從容地補充圖表上缺乏的細節，鋪陳資料描述的懸疑性。

例如，從過去的表現開始說起，柱狀圖中只給予第一與第二季的數字，解釋歷史平均值；接著，再給予柱狀圖中第三季的數字，並且解釋為何數字往下滑；最後，給予第四季的柱狀圖，告知聽眾，最後團隊還是努力達標了。

相較於柱狀圖一出現就給出每一季的數據，聽眾各自默默看圖，用前述這種做法逐漸堆疊出最後的結果，可以有更好的效果。在第四季柱狀圖一出現，並且搭上「不過最後我們還是很辛苦地達標了」的說明時，聽眾有可能隨著最後的發展脫口而出驚嘆聲，或者拍手鼓掌。

3. 賦予英雄角色。舉例來說，台下的聽眾就是讓去年業績最終達標的團隊，那麼他們就是這個數據故事中的英雄。是他們的汗水讓圖表最右邊的數字走高，簡報者要明確說出英雄角色，讓他們有動力再次如此做。

杜爾特總結，一樣的數據，透過仔細思考規劃、部署資料視覺化的工具，能夠從無趣冰冷，變成打動聽眾。    

來源：《EMBA 雜誌》441 期

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