為會議注入一點情感元素

EMBA 雜誌編輯部 / 文

你是否參加過無趣、讓人摸不著頭緒，或者好像沒有什麼結論的會議呢？研究指出，會議品質會直接影響團隊效率和氛圍。為了確保人們在會議結束後擁有正向的情緒感受，生產力顧問邦奈爾（Mo Bunnell）建議，主管若能留意會議的結尾，注入一些情感，將能有效激發團隊投入。

邦奈爾在快速企業雜誌（Fast Company）指出，許多主管在主持會議時，習慣一開始直接進入議題，但這樣做可能會讓與會者感到有點茫然。在會議開始時，建議主管可以這樣說：「我們今天聚在一起是為了完成Ｘ、Ｙ和Ｚ。這是我們的目標，大家覺得這樣可以嗎？」如果有人想再次確認，或是提出對目標的想法，是非常好的，這個動作可以讓大家對焦。

此外，在會議的中段嘗試慶祝小進展，也是一個注入情感的方式。邦奈爾引用了哈佛大學的研究指出：「能在工作裡感到快樂的人，都是那些會重視每一個小進展的人。」因此，主管可以在會議中說：「小吳剛才提出的建議，解決了我們的問題，讓我們為他鼓掌一下！」這不僅能提振士氣，還能鼓勵團隊更積極參與討論。 

另一方面，許多研究指出，人們通常會記住經歷中，情緒最強烈的部分和結尾。這顯示了一個好的會議結尾，能讓人留下深刻印象，驅動團隊投入後續事項。

一個好的結束可以分為兩個部分：實際的結束，以及回顧議程中情感高峰的結束。實際的結束就是總結會議結論和後續行動。結論包括了可能需要發送電子郵件、打電話給客戶、聯絡另一個部門等。

如果會議最後只停在這裡，會顯得有些沒有「人味」。這時，若主管能營造一個具有情感的結束，會為會議畫下完美的句點。一般來說，會議中的情感高峰，通常是與團隊個人相關的事情。例如，某個人在會議中表示，專案結束後，他要休長假去非洲探險。

在結束會議之前，不妨回到這個情感高點。你可以說：「祝你在探險旅程中玩得開心！我等不及想看你的照片了。」這會讓團隊再次擁有溫暖的感受，也會讓會議不只處理事務，更顯人情味。

邦奈爾總結，若你能把結尾處理好，會議結束後的事情就更有可能成功，這就是開會的真正意義。

來源：《EMBA 雜誌》460 期
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