坐下來談談的藝術：為高風險的會議做好準備

黑手黨的五大家族也仰賴在商業上使用的決議法，這種方法叫做「坐下來談談」。在很多方面，他們用的方法都跟商場上的很類似：那些位高權重的人在董事會會議室裡齊聚一堂，討論重要的事情。只不過，在黑幫老大的世界裡，會議的場所通常會是義大利餐廳後面的房間。
 
最近，我在開曼群島有個需要坐下來談談的場合，對象是全球最大的保險公司之一的高階主管。會議室裡有他們的執行長和兩位資深副總，我在那個場合的目的是要提高他們給我公司的抽成獎金。
 
這場會議的賭注很大，最糟的情況會是他們因為我提的要求而深感冒犯，進而直接捨棄我，而這對我的公司來說會是一場災難。另一個糟糕的情況會是他們拒絕提高獎金，如果這個情況真的發生，我就有可能失去很多位保險業務員，因為公司的營收會不足以拿出跟競爭對手一樣高的薪水。
 
這等於是要向一個很困難的受眾，提出一個很困難的要求，而且是在對我的公司來說一個很困難的時機。如果你缺乏處理這些問題的工具，這就是那種可能會讓人情緒崩潰的會議。因此，我遵循了我對於「坐下來談」的第一條規則：不要赤手空拳地與會。一如往常，我使用了「準備會議時，7 個不可或缺的步驟」作為我做準備時的指南，就像每個行家都會做的那樣，我事先計畫了很多步的行動。
 
⒈ 考慮另一方有什麼需求、欲望和挫折；要記得，恐懼、貪婪與虛榮可以激發大部分人的動力。在開會之前，我分析過讓這些高層感到挫折的點在哪裡，以及他們公司裡拿到最多保單的人是誰，也分析了我們公司跟他們之間的比較和地位。我做好了功課，發現僅僅在 2 年內，我們就從一個很小咖的玩家一飛沖天，變成他們手上開出第二多保單的事務所了。
 
在《與成功有約：高效能人士的七個習慣》（The 7 Habits of Highly Effective People）一書中，作者史蒂芬．柯維（Stephen Covey）說道：「首先要試著理解別人，接著才能被理解。」對我來說，這句話的意思是不再想自己的事，而是站在他們的立場，從他們的角度來看這個情況。
 
• 我利用恐懼：對他們來說，失去我這個客戶，就意謂損失好幾百萬美元的營收。
 
• 我利用貪婪：保住我這個客戶，營收或許可以多增加好幾百萬，並替這些高層帶來七位數的獎金。
 
• 我利用幫他們保住面子這一點：如果我離開、選擇了競爭對手的話，他們真的會很難看。
 
⒉ 事先預測對方會說什麼。想想看幹練的律師是如何琢磨出自身論點的：首先，他會考慮另一方會說什麼。關於對方會說什麼以及其原因，你預測到的越多，就越能琢磨出你的故事或要求。
 
⒊ 將你想要說的內容，擬出一份腳本／大綱。我最初是從好幾頁的筆記開始，隨著持續的練習，我漸漸可以將訊息做得更加準確。你準備的方式取決於你的風格，人人有所不同。有些講者喜歡寫出整篇講稿，有些人只需條列出重點；我則是比較喜歡用列重點的方式。
 
⒋ 用角色扮演的方式，替會議進行幾次沙盤推演，以便在面對不同的反應時能夠有所準備。下一個步驟是召集一個團隊，請他們扮演我將在開曼群島遇到的對方公司高層。他們必須設身處地，站在那些高層的立場上思考，問我問題、挑戰我。最終結果是我修改了自己的腳本，並準備好面對各種不同的反應。
 
⒌ 請你信任的顧問指出你的盲點所在。這個步驟有很大一部分都在上一步處理完畢了。為了要更進一步，我詢問了一些其他產業、可信任的同儕，以確保自己沒有任何盲點。
 
⒍ 在會議前，讓自己的心境和情緒盡可能保持在最佳狀態。在抵達會議現場前的每個小細節都很重要，我提早一天飛到那裡，讓自己可以好好休息，也不用怕航班延遲會導致我遲到。我穿的服裝、吃的東西以及所做的運動，都能幫助我擁有正確的心境和狀態。想像會議成功的畫面，以及我公司成功的畫面，也是一個很關鍵的步驟。
 
⒎ 建立起名聲，讓大家認為你對於你的產品，除了達到原本要求之外，還會做得更好。如果你不去做接下來該做的事，以上這些就都無關緊要了。你最不希望看到自己公司發生的事，就是擁有光說不練的名聲。
 
由於我付出很多努力，試著從他們的視角來理解情況，因此我對自己公司的缺失以及需改進的地方瞭若指掌。為了處理這些缺失，並展現出我們會如何改正這些地方，我帶著一疊數據去開會，以強化我的論點。我製作了一份計畫，列出 10 個項目，並做好萬全準備。這份計畫裡有 6 個項目都是關於對方公司的，另外 4 項則是跟我的公司有關，就如同我先前建議的，在這種要坐下來談的場合，你需要把大部分時間都放在對手擔心的點上，而不是聚焦在你自己擔心的事情。
 
我走進房間，說道：「聽好，你們想要的是這個，根據上次開會時你們跟我說的內容，這就是你們不開心的點，而這是我們接下來要解決的。如果我們去做我提議的這件事情，你們就不需僱用額外人員。我已經致電給系統供應商，也知道你們有興趣要購買那個系統，他們說要跟你們收取 100 萬美元的費用，但因為我給了這家供應商很多生意做，所以我已經說服他們不跟你們收這筆費用了。」因為我已經排練過一次又一次，所以有辦法清楚且自信地傳達出這些訊息。
 
「等等，」你現在可能會這麼想，「我以為你去那裡是為了提高『你的』抽成獎金，那到底為什麼一開始要先告訴他們，你成功讓他們賺了 100 萬美元？」做生意有個簡單的規則：你要拿到什麼，就要先給出什麼。大部分外行人都是提出要求的專家，因為他們不會先提供價值。當你設身處地從對方的角度出發，以他們如何才會取勝、如何賺到錢為切入點，他們自然而然就會把你想要的東西給你。
 
我接下來向他們提案，提議他們以我收集的數據為根據，提高我們的抽成獎金，而這些數據顯示了提高獎金是有正當理由的。「如果你們想要拒絕，沒問題，我手上還有一家公司在談，我認為他們會同意我們所想要的東西。你們還有什麼問題想要問嗎？」
 
他們問了很多問題。我們來來回回談了 2.5 個小時，事實上，他們的問題、反對和挑戰，我都已經先聽過了。怎麼可能？因為我先做過角色扮演了，就像總是領先好幾步、大師級的執行長那樣，我有辦法引導他們走到我想要的方向，因為我已經預測到他們會走哪幾步棋了。
 
在《教父》裡，馬龍．白蘭度飾演的黑手黨大佬維托．柯里昂，說出了那句經典的台詞：「我會提出一個讓他無法拒絕的條件。」在這個案例中，我提出一個雙贏的協議，讓雙方的公司都能夠增值；而且，有了我所提出的那些數據，他們當然無法拒絕。我成功的關鍵是什麼？就是我在還沒坐下來之前所做的那些工作。

來源：時報出版《步步為贏：超前部署你的下五步，學習億萬富翁企業家的致勝謀略》